Pokladní systém MERCATOR -

NOVÁ VERZE POKLADNÍHO SYSTÉMU BYLA UVOLNĚNA

Co je MERCATOR

MERCATOR je PC pokladní systém určený především maloobchodním a velkoobchodním prodejnám společností, jejichž podnikovým systémem je systém SAP. Ergonomie systému a jeho škálovatelnost umožňuje nasazení jak v drobných prodejnách s jednou či několika pokladnami, tak v obchodních řetězcích s více prodejnami a mnoha pokladnami na každé prodejně. Hlavní výhody systému MERCATOR jsou především přímá integrace s informačním systémem SAP na úrovni modulů SD, MM, WM, FI, CO-PA, centrální nastavení pro každou prodejnu z informačního systému SAP a centrální reporting z informačního systému SAP. Zároveň si však každá prodejna ponechává díky architektuře tohoto systému autonomii a nezávislost na dostupnosti podnikového informačního systému.

Hlavní funkce

PRODEJ

Prodej je pochopitelně základní funkcí pokladního systému. Systému MERCATOR umožňuje prodej realizovat ve 3 režimech:

n Prodej na zjednodušený daňový doklad

Nejjednodušší a nejfrekventovanější způsob prodeje. Prodávané zboží je namarkováno pomocí snímače čárového kódu nebo zadáno pomocí tzv. horkých kláves nebo vyhledáno v seznamu zboží dle názvu, následně je zadán způsob platby (hotově v zadané měně nebo kartou) a je proveden automatický tisk účtenky (zjednodušeného daňového dokladu).

n Prodej na plnohodnotný daňový doklad

Na rozdíl od předchozího režimu zadá obsluha před platbou identifikaci zákazníka. Na výběr je zadání jednorázového zákazníka, kdy vyplní firmu, adresu, IČO, nebo výběr ze seznamu odběratelů vedeného v informačním systému SAP. Tištěná účtenka pak obsahuje i tyto informace.

n Prodej přes zakázku – dodávku – fakturu SAP

Při tomto způsobu prodeje obsluha před platbou označí, že se jedná o prodej na fakturu. Zákazníkovi je pak vystaven dodací list a faktura z informačního systému SAP, nicméně bez nutnosti práce v SAP, vše je zajištěno z uživatelského rozhraní pokladny. Tento režim umožňuje i vícero dodávek v rámci časového období a následnou hromadnou fakturaci.

PARKOVÁNÍ A PŘEDÁVÁNÍ DOKLADŮ

V rámci prodejny je možné ponechat prodejní doklady otevřené, tzv. je zaparkovat a vrátit se k nim později, a to i na jiné pokladně.

VRÁCENÍ ZBOŽÍ A REKLAMACE

Systém umožňuje jak vrácení nepoškozeného zboží, kdy je zboží vrácenou na prodejní sklad a zákazníkovi jsou vydány peníze, tak příjem zboží do reklamace, kdy je zákazníkovi vystaven protokol a zboží může či nemusí být naskladněno na reklamační sklad (nastavitelné).

OBJEDNÁVKY

Do systému lze zadat objednávku na výrobu či dodání zboží, které není skladem.

ZÁLOHY

V systému je možné evidovat zálohy na zboží (obvykle využíváno tam, kde jsou využívány objednávky). Zálohy se pak zúčtují při platbě při převzetí zboží.

REPORTING

Mezi základní funkce reportingu v pokladně patří zejména pokladní kniha s podrobným přehledem všech vydaných dokladů, přehled stavu pokladny v jednotlivých měnách a přehled úhrad kartou. V IS SAP je pak centrální reporting přes všechny prodejny umožňující detailní sledování prodeje.

SLEVY, CENY a PLATBY

Systém dle svého nastavení umožňuje využívat slevy položkové, dokladové, množstevní a zaměstnanecké. V oblasti cen nabízí ceny standardní a zákaznické ceníky. Jako formu platby pak nabízí úhradu hotovosti, kartou a dárkovým poukazem, umožňuje tyto platby v rámci jednoho nákupu kombinovat a u karet a dárkových poukazů nabízí jejich rozlišení dle druhu.

Integrace se systémem SAP

Hlavní síla a konkurenční výhoda systému MERCATOR je v jeho plné integraci se systémem SAP v modulech SD, MM, WM, FI, CO-PA. Celý pokladní systém pracuje nad lokálními daty, která jsou synchronizována s informačním systém SAP v pravidelných nastavitelných časových intervalech (standardně 5 minut). Díky unikátnímu systému identifikace změn na straně SAP a na straně pokladního systému jsou přenášena pouze rozdílová data, což zajišťuje vysokou rychlost synchronizace v řádech jednotek sekund. Díky tomu zůstává pokladní systém nezávislý na dostupnosti systému SAP a zároveň zajišťuje konzistenci dat a jejich maximální aktuálnost. Data o prodejích, vratkách a pokladních pohybech jsou ihned po přenosu v informačním systému SAP zpracována a stav jejich zpracování je zpětně reflektován do pokladny, čímž je zajištěna konzistence mezi daty pokladny a informačním systémem SAP. Veškeré automatické zpracování v systému SAP a rozsah synchronizovaných dat se řídí rozsáhlým nastavením pokladního systému MERCATOR v SAP. V rámci tohoto nastavení jsou definována jak pravidla pro zpracování dokladů v SAP, tj. účty, účetní doklady, materiálové doklady, skladové příkazy atd., tak pravidla pro předávání dat do jednotlivých pokladen, tj. definice skladů, jejichž zásoby se mají přenášet, definice druhů materiálů atd.

Integrace s MM a WM

Do pokladny jsou na základě nastavení přenášena kmenová data materiálů a stav zásob zvolených závodů, skladů a druhů materiálu. Lze nastavit, zda bude možné na dané prodejně nahlížet (nikoliv prodávat) i do stavu zásob ostatních prodejen. Při přenosu zásob jsou zohledněny i případné šarže materiálu, konsignační zásoby apod.

Pro pohyby provedené na pokladně, které mají za následek pohyb zásob ve skladě (prodej, vrácení zboží apod.) jsou v systému SAP po synchronizaci automaticky generovány materiálové doklady a v případě řízených skladů i skladové příkazy. Pravidla pro toto zpracování, jako např. druhy pohybů apod., jsou opět součástí nastavení.

Integrace s SD

Do pokladny jsou na základě nastavených pravidel synchronizováni odběratelé (možno všechny, či filtrace) a ceníky (standardní, případně zákaznické).

V případě režimu prodeje zakázka – dodávka – faktura (viz. PRODEJ) je pro každý obchodní případ vystavena v systému SAP odbytová zakázka, následně dodávka a faktura.

Integrace s FI

Veškeré finanční operace na pokladně jsou dle nastavených pravidel automaticky účtovány na jednotlivé účty v SAP a každý takto vzniklý účetní doklad si nese referenci na doklad pokladní, což umožňuje snadnou dohledatelnost a spárování dokladů pokladny a dokladů SAP.

Integrace s CO-PA

Nastavení systému umožňuje propojení dat pokladny s objekty modulu CO-PA.

Centrální nastavení

Veškeré nastavení prodejen a pokladen je realizováno ze systému SAP centrálně, pokladny tedy neobsahují žádný manažerský modul. Oprávnění pro nastavení prodejen je řízeno objekty oprávnění jednotlivých uživatelů SAP a je tedy možné definovat nejen správce všech prodejen, ale též delegovat práva pro jednotlivé prodejny různým uživatelům SAP.

Reporting v SAP

V systému SAP je pro MERCATOR integrován reporting umožňující sledovat provedené pokladní operace a jejich zpracování v SAP. Součástí je i automatický monitoring a notifikace o případných chybách ve zpracování dokladů v SAP definovaným osobám.

Architektura systému a komunikace se SAP

Na straně pokladního systému je v lokální síti buď instalován databázový server, nebo tuto funkci plní jedna z pokladen na síti. Ostatní pokladny se pak k tomuto serveru či hlavní pokladně připojují. Systém umožňuje v pravidelných intervalech replikovat tuto databázi buď na jiný server, nebo na jinou pokladnu, aby v případě výpadku hlavního serveru či pokladny bylo možné změnou konfigurace přesměrovat pokladny na jinou databázi.

V systému SAP jsou po importu potřebných zdrojových kódů (součástí dodávky MERCATOR) publikovány webové služby pro komunikaci s pokladním systémem. Tyto služby mohou být publikovány buď přímo na aplikačním serveru SAP, nebo prostřednictvím SAP Web Dispatcher, případně pomocí SAP PI.

Komunikace mezi pokladním systémem a SAP je realizována prostřednictvím rezidentního samostatného programu na hlavním databázovém serveru (případně hlavní pokladny nebo i jiného serveru) pomocí protokolu HTTP nebo HTTPS voláním výše zmiňovaných webových služeb. Komunikace všech pokladen v rámci jedné lokální sítě je tedy zajištěna prostřednictvím jednoho komunikačního kanálu, což usnadňuje zabezpečení této komunikace na firewallech.